УТВЕРЖДЕНО

приказом Сыктывкарского городского суда

Республики Коми

 от « 18 » октября 2023 г. № 64

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе кадров и делопроизводства

Сыктывкарского городского суда Республики Коми

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет правовое положение, основные задачи и функции отдела кадров и делопроизводства Сыктывкарского городского суда Республики Коми (далее – Положение).

1.2. Отдел кадров и делопроизводства Сыктывкарского городского суда Республики Коми (далее – Отдел) является структурным подразделением Сыктывкарского городского суда Республика Коми (далее – суд).

1.3. Отдел предназначен для организации, сопровождения и оформления кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда, эффективного решения вопросов кадрового обеспечения суда, обеспечения организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в суде, организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

1.4. Отдел в своей деятельности руководствуется:

- Конституцией Российской Федерации;

- Законом Российской Федерации от 26.06.1992 № 3132-1 «О статусе судей в Российской Федерации»;

- Законом Российской Федерации от 19.02.1993 № 4520-1 «О государственных гарантиях и компенсациях для лиц, работающих и проживающих в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях»;

- Федеральным конституционным законом от 31.12.1996 № 1-ФКЗ «О судебной системе Российской Федерации»;

- Федеральным конституционным законом от 07.02.2011 № 1-ФКЗ «О судах общей юрисдикции в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.05.2003 № 58-ФЗ «О системе государственной службы Российской Федерации»;

- Федеральным законом «О государственной гражданской службе Российской Федерации» от 27.07.2004 № 79-ФЗ;

- Федеральным законом от 25.12.2008 № 273-ФЗ «О противодействии коррупции»;

- Федеральным законом от 22.12.2008 № 262-ФЗ «Об обеспечении доступа к информации о деятельности судов в Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации»;

- Федеральным законом от 27.02.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных»;

- Федеральным законом от 02.05.2006 № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;

- Федеральным законом от 06.04.2011 № 63-ФЗ «Об электронной подписи»;

- Трудовым кодексом Российской Федерации;

- иными федеральными законами, Указами Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, иными нормативными актами, принятыми в пределах их компетенции;

- Распоряжениями Председателя Верховного Суда Российской Федерации;

- Приказами и распоряжениями Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации;

- Приказами и распоряжениями Управления Судебного департамента в Республике Коми;

- Решениями органов судебного сообщества, принятыми в пределах их полномочий;

- Инструкцией по судебному делопроизводству в районном суде, утвержденной приказом Генерального директора Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.04.2003 № 36;

- Перечнем документов, образующихся в процессе деятельности федеральных судов общей юрисдикции, с указанием срока их хранения, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 21.12.2022 № 242;

- Инструкцией о порядке организации комплектования, хранения, учета и использования документов (электронных документов) в архивах федеральных судов общей юрисдикции, утвержденной приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 19.03.2019 № 56;

- Положением о подготовке и оформлении служебных документов федеральными судами общей юрисдикции, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде РФ от 29.12.2018 № 352;

- Положением об аппарате федерального суда общей юрисдикции, утвержденном приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 29.05.2023 № 91;

- Порядком подачи в федеральные суды общей юрисдикции документов в электронном виде, в том числе в форме электронного документа, утвержденным приказом Судебного департамента при Верховном Суде Российской Федерации от 27.12.2016 № 251;

- Порядком выдачи дел и судебных документов Сыктывкарского городского суда Республики Коми;

- Правилами служебного распорядка суда, настоящим Положением, должностными регламентами работников Отдела и иными нормативными актами, регламентирующими деятельность суда.

1.5. Отдел находится в непосредственном подчинении председателя.

1.6. Штатная численность Отдела утверждается в установленном порядке председателем суда по согласованию с начальником Управления Судебного департамента в Республике Коми.

1.7. Работники Отдела являются федеральными государственными гражданскими служащими и замещают должности федеральной государственной гражданской службы.

1.8. Начальник Отдела несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Отдел задач и функций.

1.9. . Отдел для осуществления кадрового и общего делопроизводства имеет гербовую печать с указанием наименования суда. Отдел имеет круглую печать с обозначением своего наименования. Печати хранятся в сейфе Отдела. Ответственность за их хранение несет начальник Отдела. Также Отдел имеет необходимые для работы штампы.

1.10. Требования, установленные настоящим Положением, являются обязательными для всех работников аппарата суда, замещающих должности в Отделе.

1.11. Деятельность Отдела строится во взаимодействии с другими структурными подразделениями суда, судьями, помощниками судей и персоналом по охране и обслуживанию зданий.

2. Основные задачи Отдела

Основными задачами Отдела являются:

2.1. Организация работы и эффективного взаимодействия государственных служащих Отдела и направление их деятельности на обеспечение выполнения задач и функций, возложенных на Отдел.

2.2. Организация и сопровождение кадровой деятельности в суде.

2.3. Эффективное решение вопросов кадрового обеспечения суда.

2.4. Учет кадров.

2.5. Организация работы по реализации прав и социальных гарантий работников аппарата суда в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.6. Формирование кадрового резерва суда.

2.7. Организация работы по награждению государственными и ведомственными наградами.

2.8. Организация ведения воинского учета и бронирования граждан, пребывающих в запасе.

2.9. Организация, ведение и сопровождение общего документооборота суда.

2.10. Организация работы по приему и отправлению дел и корреспонденции.

2.11. Организация и ведение архивного делопроизводства, а также осуществление хранения дел и иных материалов (обеспечение хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и законченных делопроизводством документов, судебных дел и иных материалов).

2.12. Организация работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

2.13. Организация исполнения приказов, поручений председателя суда, заданий Верховного суда Республики Коми и Управления Судебного департамента в Республике Коми.

2.14. Взаимодействие с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции отдела.

2.15. Иные задачи, направленные на организационное обеспечение деятельности Отдела.

3. Функции Отдела

В соответствии с возложенными задачами Отдел осуществляет следующие функции:

3.1. По вопросам кадрового обеспечения суда и организации прохождения федеральной государственной гражданской службы в суде, регулированию трудовых отношений с работниками аппарата суда:

3.1.1. Формирование кадрового состава для замещения должностей федеральной государственной гражданской службы.

3.1.2. Организационное обеспечение проведения аттестации, подготовка необходимых для работы аттестационной комиссии материалов.

3.1.3. Подготовка необходимых документов для присвоения федеральным государственным гражданским служащим суда классных чинов.

3.1.4. Организация и проведение мероприятий по обучению работников аппарата суда.

3.1.5. Разработка штатного расписания по согласованию с Управлением Судебного департамента в Республике Коми в соответствии с установленной численностью и в пределах доведенных лимитов бюджетных обязательств на оплату труда.

3.1.6. Подготовка предложений по изменению организационной структуры и штатного расписания суда.

3.1.7. Ведение учета штатной и фактической численности работников.

3.1.8. Учет приказов и распоряжений по основной деятельности председателя суда.

3.1.9. Подготовка проектов приказов, положений и других локальных актов, необходимых для обеспечения кадровых процессов в суде.

3.1.10. Оформление служебных контрактов и трудовых договоров, дополнительных соглашений к ним.

3.1.11. Формирование, ведение и хранение личных дел государственных гражданских служащих и персонала суда, ознакомление работников суда с материалами личных дел.

3.1.12. Ведение и хранение трудовых книжек государственных гражданских служащих и персонала суда.

3.1.13. Оформление, выдача и учет служебных удостоверений государственных гражданских служащих и судей в отставке.

3.1.14. Ведение табеля учета использования рабочего времени.

3.1.15. Составление графиков отпусков гражданских служащих и персонала суда, соблюдение и учет их предоставления.

3.1.16. Оформление документов для присвоения гражданским служащим суда в установленном порядке классных чинов юстиции и государственной гражданской службы Российской Федерации.

3.1.17. Обеспечение проведения мероприятий по повышению квалификации работников аппарата суда.

3.1.18. Подготовка материалов к награждению судей и гражданских служащих суда ведомственными наградами, почетными званиями.

3.1.19. Организация проведения служебных проверок в отношении гражданских служащих аппарата суда.

3.1.20. Организационное обеспечение работы конкурсной комиссии суда по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы и в кадровый резерв суда.

3.1.21. Подготовка и организация размещения на официальном сайте в сети «Интернет» информации об объявлении конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы, их результатах, а также иной информации, отнесенной к компетенции Отдела в порядке, установленном законодательством Российской Федерации.

3.1.22. Организационное обеспечение работы конкурсной комиссии суда по проведению конкурсов на замещение вакантных должностей федеральной государственной гражданской службы и постановку в кадровый резерв суда.

3.1.23. Формирование кадрового резерва, организация работы с ним и его эффективное использование.

3.1.24. Организация работы комиссии по исчислению стажа за выслугу лет государственным гражданским служащим суда, определения продолжительности ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска за выслугу лет и повышающего коэффициента за выслугу лет персоналу по охране и обслуживанию зданий.

3.1.25. Ведение компьютерной базы данных кадрового состава суда.

3.1.26. Составление статистической отчетности по кадрам по установленным формам.

3.1.27. Контроль за состоянием служебной дисциплины и соблюдением правил служебного распорядка суда.

3.1.28. Ведение, учет и бронирование военнообязанных, составление ежегодных отчетов по военнообязанным.

3.1.29. Консультирование гражданских служащих по вопросам, связанным с поступлением на государственную гражданскую службу, ее прохождением, заключением служебного контракта, назначением и освобождением от замещаемой должности, увольнением и выходом на пенсию, а также иным вопросам прохождения гражданской службы.

3.1.30. Ведение индивидуального (персонифицированного) учета работников аппарата суда в части предоставления сведений по форме ЕФС-1 в Управление Судебного департамента в Республике Коми.

3.1.31. Выдача справок по кадровым вопросам.

3.1.32. Подготовка, обработка информации для размещение на официальном сайте суда в сети Интернет по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.1.33. Подготовка ответов на запросы организаций и граждан в соответствии с компетенцией Отдела.

3.2. По вопросам организации общего и архивного делопроизводства суда:

3.2.1. Координация деятельности, оказание практической помощи и контроль по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в суде в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству.

3.2.2. Формирование и составление номенклатуры дел суда.

3.2.3. Прием, обработка, вскрытие, проверка наличия и целостности вложений (приложений), регистрация, распределение, передача по назначению, а также учет и контроль движения поступающей (входящей) в установленном порядке корреспонденции, судебных дел, материалов, заявлений, жалоб и других документов процессуального и непроцессуального характера.

3.2.4. Учет, регистрация, передача по назначению заявлений, предложений и жалоб на работу суда, запросов и поручений вышестоящих органов и других организаций, не подлежащих рассмотрению в порядке, установленном процессуальным законодательством Российской Федерации.

3.2.5. Подготовка, учет, регистрация и отправка исходящей корреспонденции, проверка наличия вложений (приложений), правильности оформления, заполнения реквизитов сторон на конвертах, пакетах, уведомлениях и иных отправлениях, составление реестров на отправку писем (документов), передача корреспонденции и соответствующих реестров на отправку.

3.2.6. Организация и ведение архивного делопроизводства.

3.2.7. Учет и использование архивных документов.

3.2.8. Оформление, ведение, хранение учетных документов архива.

3.2.9. Отбор архивных документов для постоянного, долговременного, временного хранения и уничтожения.

3.2.10. Соблюдение условий, обеспечивающих полную сохранность архивных документов.

3.2.11. Оказание методической помощи гражданским служащим суда по вопросам подготовки документов к передаче на хранение, контроль за правильностью их оформления и своевременным поступлением.

3.2.12. Отбор архивных документов и оформление их для уничтожения.

3.2.13. Выдача подлинников или заверенных копий отдельных документов из судебных дел, переданных на хранение в архив суда, в порядке, установленном председателем суда.

3.2.14. Методическое руководство по соблюдению установленного порядка ведения делопроизводства и документооборота в соответствии с требованиями Инструкции по судебному делопроизводству в районном суде.

3.2.15. Участие в проведении экспертизы ценности архивных документов и в работе экспертной комиссии суда.

3.2.16. Подготовка соответствующих сводных описей и актов.

3.2.17. Оформление и ведение нарядов Отдела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

3.3. По вопросам противодействия коррупции в суде:

3.3.1. Осуществление мероприятий по соблюдению гражданскими служащими аппарата суда требований к служебному поведению.

3.3.2. Обеспечение соблюдения гражданскими служащими суда ограничений и запретов, а также требований о предотвращении или урегулировании конфликта интересов, исполнения обязанностей, установленных законодательством о противодействии коррупции.

3.3.3. Принятие мер по выявлению и устранению причин и условий, способствующих возникновению конфликта интересов.

3.3.4. Осуществление работы по приему, учету, анализу и проверке сведений о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера, представляемых гражданскими служащими суда, судьями и мировыми судьями.

3.3.5. Осуществление работы по приему и обработке сведений об адресах сайтов и (или) страниц сайтов в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет», представляемых гражданскими служащими суда.

3.3.6. Разработка методических материалов по вопросам противодействия коррупции.

3.4. Осуществление взаимодействия с иными государственными органами и организациями, а также иными структурными подразделениями суда по вопросам, отнесенным к компетенции Отдела.

3.5. Выполнение поручений председателя суда, его заместителей. Исполнение приказов, распоряжений и указаний председателя суда, его заместителей, заданий Верховного суда Республики Коми и Управления Судебного департамента в Республике Коми, отданных в пределах должностных полномочий.

3.6. Выполнение иных функций, осуществляемых в целях обеспечения кадровой деятельности в отношении работников аппарата суда, организации сопровождения и ведения документооборота и делопроизводства в суде, организации работы по профилактике коррупционных и иных правонарушений.

4. Организация деятельности Отдела

4.1. Отдел возглавляет начальник Отдела, который назначается и освобождается от должности председателем суда с учетом требований Федерального закона от 27.07.2004 № 79-ФЗ «О государственной гражданской службе Российской Федерации».

4.2. Начальник Отдела руководит деятельностью Отдела.

4.3. В период временного отсутствия начальника Отдела его обязанности исполняет заместитель начальника Отдела. В случае временного отсутствия заместителя начальника Отдела обязанности начальника отдела приказом председателя суда возлагаются на одного из работников аппарата суда.

4.4. Начальник Отдела:

4.4.1. Обеспечивает выполнение задач и функций, возлагаемых на Отдел.

4.4.2. В пределах своей компетенции организует работу Отдела, распределяет обязанности между работниками Отдела, осуществляет контроль за исполнением работниками Отдела своих должностных обязанностей.

4.4.3. Осуществляет планирование работы Отдела и контроль за выполнением запланированных мероприятий.

4.4.4. Осуществляет проверку организации делопроизводства в Отделе и докладывает председателю суда.

4.4.5. Готовит проекты приказов и распоряжений председателя суда по основной деятельности суда по направлению деятельности Отдела.

4.4.6. Вносит на рассмотрение председателю суда предложения по кадровым вопросам, делопроизводству, архивному делопроизводству, по вопросам противодействия коррупции.

4.4.7. Запрашивает в структурных подразделениях суда или у работников аппарата суда документы и информацию, необходимые для выполнения функций Отдела.

4.5. Отдел осуществляет непосредственное взаимодействие со структурными подразделениями (отделами) суда по вопросам:

-ведения делопроизводства;

-организации и контроля, проверки исполнения документов и распоряжений;

-передачи входящей корреспонденции, отправки исходящей документации, движения внутренней документации.

-организационно-правового, кадрового и материально-технического обеспечения.

4.6. Отдел осуществляет взаимодействие с судьями суда.

4.7. Работа Отдела строится на принципах сотрудничества с Управлением Судебного департамента в Республике Коми и с Верховным Судом Республики Коми, с другими организациями, учреждениями в целях осуществления поставленных задач и выполнения функций Отдела.

4.8. Работники Отдела в пределах своих должностных обязанностей взаимодействуют с администратором суда, осуществляющим полномочия на основании Федерального закона от 08.01.1998 № 7-ФЗ «О Судебном департаменте при Верховном Суде Российской Федерации».

4.9. Отдел в установленном порядке готовит заявки на приобретение товаров (выполнение работ, оказание услуг), необходимых для реализации основных направлений деятельности Отдела.

4.10. Ответственность работников Отдела устанавливается должностными регламентами, утвержденными председателем суда.

5. Права Отдела

Работники отдела имеют право:

5.1. Запрашивать и получать от отделов и судей материалы и сведения, необходимые для выполнения функций, возложенных на Отдел.

5.2. Представлять руководству предложения по повышению эффективности и совершенствованию деятельности всех отделов суда в части, относящейся к компетенции Отдела.

5.3. Заверять документы по кадровой деятельности суда.

6. Заключительные положения

6.1. По вопросам, не урегулированным настоящим Положением, следует руководствоваться действующим законодательством, а также локальными актами суда.

6.2. Настоящее Положение вводится в действие с 01 ноября 2023 года.